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[好消息] 資訊化時代資料的處理

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xonglii - 最新訊息 | 2010-04-23 11:40:44

在資訊化的時代,許多工作的處理已經逐漸電腦化,所以也有不少資料 從傳統的類比形式轉變為數位形式。電腦雖然有很強大的功能和容量 ,但是這不代表裡頭的資料就可以丟著不管,否則電腦只會逐漸變成一 個超大型的垃圾桶。數位知識管理專家楊舜仁強調,想要利用電腦來讓 工作效率翻兩番,以下這些數位資料的整理訣竅你一定要知道。

招數1:檔案命名要有一定規則

檔案的命名,是數位資料管理的第一步,因為這決定了資料檔案要如何 歸檔,以及日後搜尋的方便與否,其中關鍵就是檔案的命名要有固定的 邏輯、規則,例如「對象+產品事件+資料型態+時間 」就是一種命名方式,依據這樣的規則,就可以把檔案命名為 「台積電教育訓練授課簡報050810」「編輯部門日本旅遊照片0603」等類似的格式。

檔案命名沒有統一的用法,主要是根據個人的習慣和工作內容來建立自 己的命名邏輯。不過最好在一開始就能確立命名的邏輯和規則 ,同時將其列成表單,用過的命名關鍵字就放在表單裡 ,讓自己可以隨時參考。這個基本動作如果先做好,之後無論要把資料 存進去或找出來,都不容易亂掉。

招數2:先定樹狀架構,再以網狀思維

一般來講,電腦儲存資料的方式是樹狀的概念,從主要的主題再逐層細 分下去,在進行資料管理時可以先用樹狀概念來建立自己的文件管理架 構。例如在公司業務這個主資料夾下,第二層可以分成人事部 、行銷部、銷售部等子資料夾,這些子資料夾下面再細分出不同員工使 用的資料夾。要注意同一層必須是同一個邏輯,不能在部門這一層突然 出現一個企畫類的資料夾,否則就會亂掉。

各層的歸檔邏輯可以依個人的喜好、習慣來擬定,如果沒有特殊的考量 ,用工作來分是最簡單的分類原則,因為比較容易判斷和聯想 。此外不要分太多層,一般來講4∼5層、80∼100個檔案夾 ,對一般人來講已經綽綽有餘,把層次搞得太複雜反而難以管理。

有時候在不同資料夾的內容可能會有重疊的狀況,此時可以進一步利用 網狀思維來因應。例如在「教育訓練」這一項裡頭原本就有一個 「知識管理」檔案夾,但是如果覺得「行銷」這一項也需要包括知識管 理的資料,其實不需要再建一個一模一樣的檔案夾,而是可以建立一個 知識管理檔案夾的捷徑放在裡頭,需要的時候就可以透過捷徑直接連結 到過去。這可以很輕鬆地讓有關連的資料形成一個資料網 ,而不用大費周章。

招數3:網頁和電子郵件也要分層管理

樹狀分層管理資料的概念,也可以用在網頁和電子郵件的整理上 。像網路瀏覽器的「我的最愛」,如果只加入而沒有分類就會很難找 。如果能夠透過「組織我的最愛」這項功能,設定不同的主題或工作項 目,將網頁連結歸入各自的資料夾,檢索上就更加容易。

此外,電子郵件本身也可以分層管理,將信件依主題收到不同的信件匣 裡頭,比如像是「Business」「Personal」 「Reference」「Others」等信件匣 。此時我們可以利用「郵件規則」的設定功能,設定條件和對應動作 ,建立屬於自己的收發郵件規則,就可以自動把不同性質的信分到事先 設定好的信件匣裡,這樣可以
很方便地對信件的處理做判斷 ,跟工作業務有關的信件匣有信進來就馬上打開來看、迅速回應 ,其他信件匣的信則可以等有空時再瀏覽,就不會浪費時間了。

招數4:通訊錄要建立完整資料和關鍵字

一般人常用Outlook來儲存個人通訊錄,但是如果只是單純記下 姓名、電話和電子郵件信箱是不夠的,因為這樣只能靠姓名來查詢 ,無法發揮進一步的運用價值。所以在建立通訊錄資料時 ,除了姓名電話這些資料之外,最好能把公司、職稱、商務地址 、住家地址、生日甚至暱稱等等都建進去,並且順便記下自己對對方的 印象,以及相關的關鍵字(例如「收藏手錶」「住過上海」 「會設計網站」等等),沒有適當對應位置的就輸入在記事欄 ,如此的通訊錄資料才算完整。

在通訊錄輸入完整的資料並建立關鍵字,可以讓人脈發揮意想不到的效 能。比如說,如果需要找一個住在高雄、懂得電子商務的人 ,只要在搜尋時鍵入關鍵字,就可以馬上確認有無這樣的人 ,並且可以一次就全部找出來,將可大大提升工作的效率。

招數5:硬碟是清理和備份的好工具

比起磁碟片、光碟片,硬碟的容量龐大,價格也頗為便宜 ,更適合做為清理電腦資料和進行備份存檔的主要工具 。一個 100G的硬碟,要儲存7∼8年的資料絕對沒問題 。所以不妨準備一顆大容量的硬碟,每隔一年左右就把工作電腦裡的所 有資料整個複製到硬碟裡並建個索引做備份。再把工作電腦裡頭的資料 重新整理,把已經不會用到的文件通通砍掉,就可以讓電腦馬上 「瘦身」,大大提升電腦的使用效率。而且因為已經有了備份 ,所以也不用擔心砍錯,真的有需要再從硬碟找就可以了。

如果擔心萬一硬碟出了什麼問題,可以再準備第二顆硬碟做備份 ,放在另一個地方,這樣就等於把資料的儲存分成行動資料庫 (目前需要使用的)、基地資料庫(負責備份工作資料) ,以及備份資料庫(負責備份從以前到現在的所有資料) ,這樣就萬無一失了。


張正光

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